DATABESKYTTELSE

1. GENERELLE OPLYSNINGER

a) Indledning

Beskyttelsen af dine rettigheder ved behandling af personoplysninger er af største vigtighed for MAN-koncernen (herefter "MAN"). Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med bestemmelserne i EUs generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og den supplerende databeskyttelseslovgivning i Danmark.

MAN har endvidere forpligtet sig til at yde en omfattende og ensartet beskyttelse af personoplysninger via bindende virksomhedsregler, som er implementeret i MAN koncernen. Dette sikrer et globalt beskyttelsesniveau i MAN-koncernen, der er sammenligneligt med beskyttelsesniveauet i Danmark og EU.

Endvidere har vores medarbejdere tavshedspligt ved håndtering af personoplysninger.

b) Dataansvarlig, kontaktperson og oplysninger

MAN Truck & Bus Danmark A/S, CVR-nr. 11498639, Ventrupparken 6, 2670 Greve

Såfremt du har spørgsmål vedrørende databeskyttelse, er du velkommen til at kontakte os her: https://www.man.eu/dk/dk/general/data_subject_rights.html

2. INDSAMLING OG BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

a) Begrænset formål og retligt grundlag

MAN behandler dine personoplysninger med henblik på at gennemføre eller varetage et eksisterende eller begyndende kontraktforhold med dig. I denne forbindelse behandles dine personoplysninger til forskellige formål som led i en række behandlingsaktiviteter.

b) Datakilder

Som udgangspunkt indhentes personoplysninger direkte fra dig som led i et eksisterende eller begyndende kontraktforhold.

c) Pligt til at levere data

Du har pligt til at levere de personoplysninger til den dataansvarlige, som er nødvendig for at gennemføre kontraktforholdet. Hvis du ikke leverer disse data, er MAN ikke i stand til at opfylde sine relevante juridiske forpligtelser og indgå kontrakten.

d) Tilsigtet formål med behandlingsaktiviteter

Vi har nedenfor indsat en oversigt over de enkelte formål med vores behandlingsaktiviteter:

Markedsanalyse og identifikaion af nye kunder

Dette omfatter eksempelvis markedsanalyser, handelsmesser, websites, kundebegivenheder, spil med gevinster og andre markedsføringskampagner.

Marketing kommunikation

Dette omfatter eksempelvis udsendelse af magasiner, nyhedsbreve og produktbrochurer og tilgængeliggørelse af Apps.

Udarbejdelse af tilbud

Produktkonfigurator og udarbejdelse af tilbud på produkt- og køretøjsspecifikke ydelser, tilbud vedrørende finansiering og leasingtilbud.

Ordrebehandling

Udfyldelse af ordresedler, betalingsprocesser, betalingsløsninger, leveringsvilkår, overholdelse af lovgivningsmæssige forpligtelser, herunder i forhold til fakturering, bogføring, revision, intern revision af omkostninger, kontroller (for eksempel refusioner, tilbageførsler og modregning), rapportering (for eksempel datakvalitet, ledelses- og planlægningsmæssige formål), rapportering og planlægning af nøgletal for salg og håndtering af krav.

Optimering af produktionsprocesser og kvalitet af køretøjer

Optagelse af køretøjsdata (for eksempel plausibilitet-kontrol og fastsættelse af nøgletal for reduktion af forbrug og slidtage), optagelse af data vedrørende service og vedligeholdelse og fejlkoder for fejldiagnostik og forebyggelse af fejl, evaluering af køretøjsdata vedrørende overholdelse af garantiforpligtelser, produktansvar (tilbagekaldelse af produkter), analyse af køretøjsdata med henblik på at forbedre kvalitet i køretøjsfunktioner og produkter og ydelser.

Levering af produkter

Udlevering af køretøjer.

Optagelse og analyse af tilbagemeldinger fra kunder (fastlæggelse af kundetilfredshed)

Kundetilfredshedsundersøgelser og håndtering af kundeklager.

Markedsføring efter gennemførelse af salg

Træning i produkter og ydelser og tilgængeliggørelse af applikationer og EDB programmer og apps.

Planlægning og behandling af værkstedsordrer

Facilitering af reparationsydelser (indgåelse af aftaler online).

Tilbagetagelse af køretøjer

Aftaler om tilbagekøb, markedsplads for brugte køretøjer

Overholdelse af juridiske forpligtelser

Overholdelse af pligter vedrørende opbevaring, sikring af opfyldelse af pligter via kontroller (for eksempel gennemgang af sanktionslister og hvidvask), drift af internt kontrolsystem (ICS) og andre monitoreringssystemer med henblik på sikring af, at forretningsprocesser er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

De behandlede personoplysninger kan inddeles i følgende kategorier:

• Erhvervsmæssige kontaktoplysninger og organisationsdata
• IT-brugerdata
• Private kontaktoplysninger og identifikationsoplysninger
• Data vedrørende personlige/erhvervsmæssige omstændigheder og karakteristika
• Data vedrørende kreditværdighed og bankoplysninger
• Kontraktdata
• Data vedrørende brug af køretøj med VIN/registreringsnummer – garanti, produktansvar, sikker betjening af køretøj
• Data vedrørende brug af køretøj med VIN/registreringsnummer – komfortindstillinger, multimedia, navigation – data relateret til brug af køretøj, som er koblet til VIN/registreringsnummer og vedrører komfortindstillinger, for eksempel indstilling af sæde, foretrukne radiokanaler, indstilling af aircondition, navigationsdata, e-mail/SMS kontaktoplysninger m.v.
• Data vedrørende brug af køretøj med VIN/registreringsnummer – assistancesystemer, håndtering m.v. – data relateret til brug af køretøj, som er koblet til VIN/registreringsnummer og vedrører håndtering og/eller brug af assistancesystemer og de relaterede konkrete data vedrørende indsættelse m.v.
• Positionsdata
• Særlig kategori: Billed- og videomateriale

Ovenstående behandlingsaktiviteter er baseret på følgende retlige grundlag:

• Samtykke til et eller flere specifikke formål (Art. 6(1)(a) i persondataforordningen)
• Opfyldelse af kontrakten eller indgåelse heraf (Art. 6(1)(b) i persondataforordningen)
• Opfyldelse af juridiske forpligtelser (Art. 6(1)(c) i persondataforordningen)
• Varetagelse af legitime interesser (Art. 6(1)(f) i persondataforordningen)
  • Eksistensen af et relevant og passende forhold mellem den dataansvarlige og den registrerede
  • Forebyggelse af svig
  • Direkte markedsføring
  • Overførsel af data inden for en koncern med henblik på interne processer, herunder kunde- og medarbejderdata

Såfremt du bruger samtykke som retligt grundlag, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at udfylde denne blanket med din anmodning: https://www.man.eu/dk/dk/general/data_subject_rights.html .

3. OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER

I visse tilfælde kan dine personoplysninger også gøres tilgængelige for tredjemand:

Såfremt det er nødvendigt at gøre dine personoplysninger tilgængelige for tredjemand med henblik på at gennemføre eller indgå et kontraktforhold, herunder i forbindelse med finansiering af kontraktens genstand eller i tilfælde af fælles ordrebehandling med projektspecifikke partnere, eksempelvis producenter af karosserier.

Vi vil også gøre dine personoplysninger tilgængelige for leverandører af tjenesteydelser engageret af os i forbindelse med håndtering af ordrer (for eksempel i forbindelse med arrangering af begivenheder på handelsmesser, gennemførelse af kundetilfredshedsundersøgelser, udsendelse af nyhedsbreve pr. e-mail og hosting og drift af CRM systemer.

Dine stamdata og kontaktoplysninger gøres tilgængelig i en centraliseret database med henblik på at sikre ensartede og ajour data og med henblik på tjek af kreditværdighed (andre selskaber i Volkswagen koncernen har også adgang til denne database).

Såfremt du har givet samtykke, kan vi også gøre dine stamdata og kontaktoplysninger samt tilbud og ordredata tilgængelig for relevante samarbejdende serviceværksteder, forhandlere og uafhængige importører med henblik på kundeserviceformål såsom udarbejdelse af tilbud vedrørende køretøjsspecifikke tjenesteydelser eller regional on-site support. Vi kan også gøre sådanne data tilgængelige for tilsvarende selskaber i Volkswagen koncernen med henblik på udarbejdelse af leasing- eller finansieringstilbud.

Såfremt vi som følge af landespecifikke lovgivningskrav vedrørende udlevering af personoplysninger har pligt til at udlevere personoplysninger for eksempel til finansielle myndigheder, domstole og revisorer.

Med henblik på at sikre et højt niveau af databeskyttelse, er der indgået databehandleraftaler/databeskyttelsesaftaler med samtlige selskaber i MAN og Volkswagen koncernen, der modtager data.

Såfremt vi overfører personoplysninger til associerede selskaber eller leverandører af tjenesteydelser uden for EØS, gennemføres overførslen af data kun, såfremt EU Kommissionen har bekræftet, at der er et tilstrækkeligt niveau af databeskyttelse i det pågældende tredjeland eller der eksisterer tilstrækkelige databeskyttelsesgarantier (for eksempel EU standardbestemmelser eller certificering i overensstemmelse med EU-U.S. Data Privacy Framework).

4. OPBEVARING AF DATA OG SLETNING

Vi sletter dine personoplysninger så snart, at de ikke længere er nødvendige for at behandle for ovenstående formål.

Dine personoplysninger opbevares så lang tid, at vi er forpligtet til dette eller så lang tid, at lovbestemte forældelsesfrister fortsat løber. Dette opstår jævnligt som følge af juridiske forpligtelser til at fremlægge beviser eller opretholde arkivoplysninger.

Derudover opbevares data kun, såfremt der er andre forpligtelser under lovgivningen eller kontrakter til at opbevare disse, herunder i forbindelse med produktansvar.

5. DINE RETTIGHEDER

Du har ret til at få oplyst hvilke data, som vi behandler om dig og ret til at berigtige dine data. Med forbehold for eventuelle lovgivningsmæssige begrænsninger, har du også ret til at få dine personoplysninger slettet og til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger og ret til at begrænse behandlingen af dine data. Derudover har du ret til dataportabilitet.

Såfremt vi indhenter og behandler dine personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden. Lovligheden af behandling af personoplysninger indtil tidspunktet for tilbagekaldelsen af samtykket er upåvirket af din tilbagekaldelse af samtykket.

Vi kan efter omstændighederne have behov for at verificere din identitet, inden vi kan behandle din anmodning.

Hvis ukorrekte data måtte være gemt på trods af vores bestræbelser på at opretholde præcise og ajourførte data, vil vi berigtige sådanne data på anmodning.

I tilfælde af eventuelle klager, er der mulighed for at kontakte Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk

6. AUTOMATISKE AFGØRELSER

Vi udfører ikke automatiske individuelle afgørelser i den i artikel 22 (1) og (4) i persondataforordningen anførte betydning.

7. INFORMATIONSSIKKERHED

MAN anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine data mod hændelig eller bevidst manipulation, tab og ødelæggelse og uautoriserede personers adgang.

Vores sikkerhedsforanstaltninger såsom kryptering forbedres regelmæssigt i takt med den teknologiske udvikling.