BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

1. GENERELL INFORMASJON

a) Introduksjon

Beskyttelsen av dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger er noe selskapene i MAN-konsernet (heretter kalt «MAN») tar på største alvor. Vi behandler personopplysninger i samsvar med bestemmelsene i EUs personvernforordning (GDPR) og i samsvar med de juridiske forpliktelsene i landet der den behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger befinner seg.

Videre har selskaper i MAN forpliktet seg til en omfattende og ensartet beskyttelse av personopplysninger gjennom implementering av en bindende konsernpolicy. I MAN sikrer dette et beskyttelsesnivå i hele verden som kan sammenlignes med beskyttelsesnivået i Tyskland og EU.

Videre er våre ansatte forpliktet til å opprettholde konfidensialitet med hensyn til håndtering av personopplysninger.

b) Behandlingsansvarlig, kontaktperson og informasjon

Den behandlingsansvarlige, slik det er definert i personvernlovgivningen, er det MAN-selskapet som behandler dine personopplysninger som en del av et eksisterende eller et innledende kontraktsforhold.

Dersom du har spørsmål om personvern, er du velkommen til å kontakte os her: https://www.man.eu/no/no/general/data_subject_rights.html

2. INNSAMLING OG BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

a) Formålsbegrensning og rettslig grunnlag

MAN behandler dine personopplysninger for å gjennomføre og administrere et eksisterende eller initiert kontraktsforhold med deg. I denne sammenhengen behandles dine personopplysninger for ulike formål som en del en rekke behandlingsaktiviteter.

b) Kilde for informasjon

Som hovedregel samles dine personopplysninger inn direkte fra deg som en del av et eksisterende eller initiert kontraktsforhold.

c) Forpliktelse til å oppgi personopplysninger

Du må gi den behandlingsansvarlige de personopplysningene som kreves for å gjennomføre kontraktsforholdet. Hvis du ikke oppgir disse personopplysningene, kan ikke MAN overholde de aktuelle rettslige forpliktelsene eller inngå kontrakten.

d) Tilsiktet formål med behandlingsaktiviteter

En oversikt over det tiltenkte formålet med våre behandlingsaktiviteter følger nedenfor:

Markedsanalyse og identifisering av nye kunder

Dette kan for eksempel være markedsanalyser, deltakelse på varemesser, nettsteder, kundearrangementer, premiespill og andre salgsfremmende kampanjer.

Markedsføringskommunikasjon

Dette kan for eksempel være å sende magasiner, nyhetsbrev og produktbrosjyrer, samt å tilgjengeliggjøre apper.

Forberede tilbud

Dette gjelder produktkonfiguratoren og opprettelsen av produkt- og kjøretøyspesifikke tjenestetilbud, finansieringstilbud og tilbud om leie.

Behandling av ordre

Eksempelvis utfylling av ordreskjemaer, betalingsprosesser, betalingsalternativer, leveringsbetingelser og overholdelse av lovbestemte forpliktelser, slik som fakturering, bokføring og revisjon, internt kostnadsregnskap, kontroll (f.eks. refusjoner, tilbakeføringer og motregning), rapportering (f.eks. for datakvalitet, administrasjon og planlegging), rapportering og planlegging av KPI-er knyttet til salg og gjennomføring av skadebehandlingsprosesser.

Optimalisering av produksjonsprosesser og kjøretøykvalitet

Dette omfatter å registrere informasjon om kjøretøy (f.eks. plausibilitetskontroll og bestemmelse av KPI-er for reduksjon av forbruk og slitasje), registrering av informasjon om service- og vedlikehold, samt feilkoder for feildiagnose og forebygging av feil, evaluering av informasjon om kjøretøy angående overholdelse av garantiforpliktelser, produktansvar (produkttilbakekallinger), analyse av informasjon om kjøretøy for å forbedre kvaliteten av kjøretøyfunksjoner og for produkt- og tjenesteoptimalisering.

Produktlevering

Overlevering av kjøretøy.

Registrere og analysere tilbakemeldinger fra kunder (bestemme kundetilfredshet)

Spørreundersøkelser om kundetilfredshet og administrasjon av klager fra kunder.

Markedsføring etter salg

Opplæring i produkter og tjenester, og tilgjengeliggjøring av applikasjoner og EDP-programmer og -apper.

Planlegging og behandling av bestillinger til verkstedet

Tilrettelegge for reparasjonstjenester (adgang til å inngå avtale på nett).

Tilbakelevering av kjøretøy

Avtale om tilbakekjøp, bruktbilmarked.

Overholdelse av juridiske forpliktelser

Overholdelse av forpliktelser knyttet til oppbevaring, sikre at krav til compliance oppfylles gjennom kontroller (f.eks. sanksjonslistekontroller og hvitvasking), drift av et internkontrollsystem (ICS) og andre overvåkingssystemer for å sikre at forretningsprosesser er i samsvar med gjeldende regelverk.

De aktuelle personopplysningene kan klassifiseres i følgende kategorier av personopplysninger:

• Profesjonell kontakt og (arbeids) organisasjonsopplysninger
• Opplysninger om IT-bruk
• Privat kontakt- og identifikasjonsopplysninger
• Opplysninger om personlige/profesjonelle omstendigheter og egenskaper
• Soliditet og bankopplysninger
• Kontraktsopplysninger
• Bruksdata for kjøretøy med VIN/nummerskilt – garanti, hjemmel, produktansvar, sikker bruk av kjøretøy
• Bruksdata for kjøretøy med VIN/nummerskilt – komfortinnstillinger, multimedia, navigasjon – opplysninger som kommer fra bruk av kjøretøyet og som er knyttet til VIN/nummerskilt og gjelder komfortinnstillinger, f.eks. setejustering, foretrukket radiokanal, innstilling for klimaanlegg, navigasjonsdata, kontaktinformasjon på e-post/SMS osv.
• Bruksdata for kjøretøy med VIN/nummerskilt – hjelpesystemer, håndtering osv. – opplysninger som oppstår fra bruk av kjøretøyet og som er knyttet til VIN/nummerskilt og gjelder håndtering og/eller bruk av hjelpesystemer og tilhørende data osv.
• Posisjonsdata
• Særlig kategori: bilde- og videomateriale

De tidligere nevnte behandlingsaktivitetene baseres på følgende rettslige grunnlag:

• Samtykke til ett eller flere spesifikke formål (GDPR art. 6 (1) (a))
• Oppfyllelse av en kontrakt eller gjennomføring av tiltak før inngåelse av en kontrakt (GDPR art. 6 (1) (b))
• Oppfyllelse av rettslige forpliktelser (GDPR art. 6 (1) (c))
• Berettiget interesse (GDPR art. 6 (1) (f))
  • At det foreligger et relevant og passende forhold mellom den behandlingsansvarliges og den registrertes interesser
  • Forebygging av svindel
  • Målrettet markedsføring
  • • Overføring av personopplysninger i et konsern for interne ledelsesformål (inkludert opplysninger om kunder og ansatte)

• Overføring av personopplysninger i et konsern for interne ledelsesformål (inkludert opplysninger om kunder og ansatte): https://www.man.eu/no/no/general/data_subject_rights.html

3. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER

I visse tilfeller kan dine personopplysninger også bli utlevert til andre:

Dersom offentliggjøring av dine personopplysninger er nødvendig for å gjennomføre eller inngå en avtale, for eksempel ved finansiering av avtaleobjektet, eller ved delt ordrebehandling med prosjektspesifikke partnere (f.eks. produsenter av karosseri).

Vi vil dele dine personopplysninger med tjenesteleverandører som er engasjert av oss innenfor rammen av ordrebehandling (f.eks. organisering av messearrangementer, gjennomføring av spørreundersøkelser om kundetilfredshet, utsending av nyhetsbrev på e-post og drift av CRM-systemer).

Grunnleggende informasjon om deg og din kontaktinformasjon er angitt i en sentralisert database med formål om å sikre enhetlig og oppdatert informasjon, og for kredittsjekker (andre selskaper i Volkswagen-konsernet har også tilgang til denne databasen).

Hvis du har samtykket, kan vi også dele grunnleggende informasjon om deg og din kontaktinformasjon, samt opplysninger om tilbud og bestillinger til de berørte verkstedene, forhandlere og gratisimportører i henhold til kontrakt, med formål om å yte kundeservice. Det kan for eksempel gjøres ved å skape kjøretøyspesifikke tjenestetilbud eller regional støtte på stedet. Vi kan også dele slike personopplysninger og detaljer til tilsvarende selskaper i Volkswagen-konsernet for å opprette utleie- eller finansieringstilbud.

Vi kan også dele dine personopplysninger dersom vi er pålagt å overholde spesifikke juridiske krav angående offentliggjøring av dine personopplysninger, for eksempel for overføring til finansmyndigheter, domstoler og revisorer.

For å sikre en høy grad av personvern, er det inngått databehandleravtaler med alle selskaper i MAN og Volkswagen-konsernet som mottar personopplysninger.

Hvis vi overfører personopplysninger til tilknyttede selskaper eller tjenesteleverandører utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), vil dataoverføringen bare finne sted dersom EU-kommisjonen har bekreftet at det er et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i tredjelandet, eller hvis andre tilstrekkelige og nødvendige garantier er på plass (f.eks. EUs vedtatte standardbestemmelser).

4. DATALAGRING OG SLETTING

Vi sletter personopplysningene dine så snart det ikke lenger er nødvendige å behandle disse for formålene som er angitt ovenfor.

Dine personopplysninger lagres så lenge vi er pålagt til dette i henhold til lov, eller i tråd med eventuelle gjeldende lovbestemte begrensningsperioder. Dette oppstår vanligvis som følge av rettslige forpliktelser om å fremlegge bevis og oppbevare dokumenter.

Utover dette lagres personopplysninger kun hvis det er ytterligere forpliktelser om lagring som følger av lov eller avtale, for eksempel i sammenheng med produktansvar.

5. DINE RETTIGHETER

Du har rett til å bli informert om personopplysningene som behandles om deg, og rett til å korrigere personopplysningene dine. Du har rett til å slette dine personopplysninger, protestere mot behandlingen av dine personopplysninger, og rett til å begrense behandlingen av dine personopplysninger, så fremt det ikke foreligger noe rettslig grunnlag for noe annet. Videre har du rett til dataportabilitet.

Dersom vi samler inn og behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, har du også rett til å trekke tilbake samtykket du har gitt med virkning for fremtiden. Lovligheten av behandlingen av personopplysningene som utføres på grunnlag av samtykket frem til du tilbakekaller det, forblir upåvirket av at du trekker samtykket tilbake.

Om nødvendig, kan vi måtte bekrefte din identitet før vi kan behandle forespørslene dine.

Dersom feil informasjon er lagret om deg, til tross for at vi søker å lagre korrekte og oppdaterte personopplysninger, vil vi korrigere slik informasjon på forespørsel fra deg.

Ved eventuelle klager på vår behandling av personopplysninger, er det mulighet å kontakte Datatilsynet.

6. AUTOMATISERT BESLUTNINGSTAKING

Vi utfører ikke automatiserte individuelle avgjørelser i henhold til GDPR art. 22 (1) og (4).

7. INFORMASJONSSIKKERHET

MAN benytter både tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene dine mot utilsiktet eller bevisst manipulasjon, tap og ødeleggelse, og tilgang til disse for uautoriserte personer.

Våre sikkerhetstiltak, slik som datakryptering, forbedres regelmessig i samsvar med teknologisk utvikling.